Interne Kommunikationssteuerung mit macJUR
Die interne Kommunikationssteuerung von macJUR wird über Aufgaben- und Telefonlisten ermöglicht. Mit Hilfe der unerledigten Postein- und ausgangslisten können sämtliche Dokumente des Briefverkehrs effizient verwaltet werden.
Externe Kommunikationssteuerung
Mit Hilfe der externen Kommunikationssteuerung kann advoCRM folgende Aufgaben für Sie übernehmen:
- Briefverkehr mit Übernahme von aktenbezogenen Daten
- Kommunikation per Post, Email
- Emails werden als automatisierte PDF versandt
Durch im System abgelegte, modifizierbare Templates für Musterbriefe profitieren Sie mit Zeitersparnis und erheblicher Fehlerreduktion.
Mit Hilfe einer Priorisierungsmöglichkeit können Sie den Schriftverkehr nach wichtigen Briefen filtern. Auch ganze Akten können mit einer Priorität versehen werden. - --> Auswirkung auf Wiedervorlagen
- advoCRM Posteingang
Posteingangsliste
Jedes Schriftstück wird hier mit Aktennr., Absender, Kurzbeschreibung "Art" erfasst.
Teilweise kann die Sekretärin hier schon die weitere Behandlung des Schriftstücks vorschlagen bzw. selbst erledigen.
Briefe werden eingescannt und im Scannmodul über die Aktennr dem Posteingang der Akte zugeordnet.
Für den Sachbearbeiter, dem die Bearbeitung obliegt werden weitere Informationen in diesem Layout zur Verfügung gestellt, die die Erledigung erleichtern. So kann er dem Wiedervorlagentext entnehmen, welche Reaktionen erwartet werden, oder der Fristenanzeige entnehmen, ob eine Frist ansteht.
Bei konsequenter Bearbeitung der Posteingangsliste, wie auch der Postausgangsliste, wird sicher gestellt, dass der Schriftverkehr zeitnah und zuverlässig abgearbeitet wird.
- advoCRM Postausgang
Postausgang
Der Postausgang ist die Übersicht über die geschriebenen Briefe.
Hier wird der Status eines Briefes vom Diktat bis zum Versenden kontrolliert. Damit wird auch eine interne Kommunikation zwischen Sekretärin und Anwalt ausgelöst, bis das "okay" zum Ausdrucken gegeben wird.
So wird der Brief als "diktiert" angelegt, die Sekretärin kann diese Briefe aufrufen und weiß sofort, welche Diktate anstehen.
Wenn sie die Diktate geschrieben hat, wird sie den Brief zwecks Unterschrift ausdrucken oder falls sie unsicher ist, ob sie alles verstanden hat, dann gibt sie dem Brief den Status "SB anschauen".
Der Sachbearbeiter ruft seine markierten Briefe auf und prüft, ergänzt und gibt sie mit "okay" frei.
Mit dem Frankieren des Briefes wird der Zeitstempel für das Versenden des Briefes gesetzt. Damit kann nachvollzogen werden, wann der Brief die Kanzlei verlassen hat.
Die Liste der "nicht versandten Briefe" wird kürzer und kürzer.
Scanmodul
Einfache Erfassung des Posteingangs durch Scanmodul